Funidata transformiert das Studierendenerlebnis für finnische Universitäten mit AWS

Universitäten betreiben oft komplexe Infrastrukturen für Verwaltungsdienste, die sich negativ auf die Erfahrungen von Studierenden und Mitarbeitern auswirken können. Wenn die Systeme für die Kursanmeldung, die Benotung von Prüfungen und die Bescheinigung von Abschlüssen langsam und unzuverlässig sind, schränken sie die Lernfähigkeit der Studierenden ein, indem sie sie daran hindern, sich in die gewünschten Kurse einzuschreiben und ihre Abschlüsse rechtzeitig zu machen.

Die Universitäten in Finnland haben beschlossen, das Thema direkt anzugehen. Sie förderten die Gründung eines privaten Unternehmens namens Funidata, um die Flexibilität und die bessere Leistung eines Umstiegs auf die Cloud von ihren lokalen Installationen zu erhalten.

Funidata hat ein Studierendeninformationssystem namens Sisu auf Amazon Web Services (AWS) aufgebaut. Sisu hat die Verwaltungsprozesse vereinfacht und bietet den Universitäten eine einfachere und sicherere Möglichkeit, ihre täglichen Aufgaben zu erledigen. Der Einsatz von AWS hat Funidata auch geholfen, effiziente Prozesse für sein IT-Team zu entwickeln, so dass es Zeit für Innovationen hat, während das gesamte Unternehmen für zukünftiges Wachstum skalieren kann.

Sisu wird derzeit von 90 000 Studierenden und Mitarbeitern an sechs Universitäten genutzt. Dazu gehören die größte Universität Finnlands, die Universität Helsinki, die Universität Tampere (TUNI), die Universität LUT und die Aalto-Universität. Die siebte Universität im Verband, die Funidata besitzt, wird voraussichtlich 2023 migrieren.

Studierende, Lehrkräfte und Mitarbeiter nutzen Sisu für Verwaltungsaufgaben wie die Verwaltung von Kursarbeiten, die Einreichung von Prüfungsnoten, die Überwachung von Studierendengebühren und Finanzmitteln und die Feststellung, welche Studierenden einen Abschluss erhalten. Die früheren Systeme litten unter Ausfällen und langsamer Leistung, wenn viele Nutzer gleichzeitig darauf zugegriffen haben.

Sisu wurde auf AWS aufgebaut und bietet eine effiziente und zuverlässige Möglichkeit zum Ausführen dieser wichtigen Services. In Stoßzeiten kann Funidata jetzt schnell zusätzliche Rechenressourcen bereitstellen, um die hohe Nachfrage zu erfüllen, indem es die Amazon Elastic Compute Cloud (Amazon EC2) nutzt, die eine sichere und anpassbare Rechenkapazität bietet. Das bedeutet, dass das System stets reaktionsfähig ist und die Benutzer ihre Aufgaben schnell erledigen können. 

Sisu sorgt auch dafür, dass die Anmeldung zu den Kursen kontinuierlich abläuft, so dass es keinen Moment gibt, in dem alle Kurse online gehen und sich alle auf einmal anmelden müssen. Dies verringert die Häufigkeit der Stoßzeiten, in denen die bisherigen Systeme unter Störungen gelitten haben.

Durch die Umstellung auf Sisu werden auch die Universitäten ermutigt, neue Arbeitsmethoden einzuführen. „Sisu ersetzt nicht einfach die alten, statischen Studierendenregister“, sagt Toni Sallanmaa, Chief Technology Officer (CTO) bei Funidata. „Es fördert die Entwicklung neuer Verfahren, um die Verwaltungseffizienz der Universitäten zu erhöhen.“

Finnische Studierende können nun problemlos ihr Studienpensum für die kommenden Jahre planen und währenddessen Änderungen vornehmen. Sie können ihre Fortschritte auf dem Weg zum Abschluss ständig überwachen und können jederzeit auf aktuelle Informationen über neue Anforderungen zugreifen und ihre letzten Noten einsehen. Dies verbessert ihre Universitätserfahrung und hat die Anzahl der Studierenden erhöht, die ihren Abschluss in der erforderlichen Zeit absolvieren.

Damit die Universitäten Sisu einführen, mussten sie sich darauf verlassen können, dass die Studierendendaten in der Cloud sicher sind. Funidata sagt, dass die Universitäten durch den Einsatz von AWS die Migration in aller Ruhe durchführen konnten. „AWS hat einen guten Ruf in Sachen Sicherheit“, sagt Sallanmaa. „Indem wir uns an die bewährten Methoden halten, bleiben die Studierendendaten sicher.“

Um die hohen Sicherheitsstandards aufrechtzuerhalten, führt Funidata regelmäßig Prüfungen der internen Systeme durch und hält sich über Software-Updates auf dem Laufenden. Für den Datenschutz verwendet Funidata AWS-Regionen und Availability Zones, um die Datenschutzbestimmungen zu erfüllen und sicherzustellen, dass die Studierendendaten innerhalb der EU bleiben. Die Zentralisierung und Standardisierung von Verwaltungsdaten in Sisu erleichtert es den Universitäten auch, die Anforderungen für den Austausch von Universitätsdaten mit der finnischen Regierung zu erfüllen.

Mit ihren Daten in Sisu können die Universitäten intelligentere Entscheidungen über Ressourcen treffen. „Sisu liefert den Universitäten mehr Informationen über die Bedürfnisse der Studierenden als zuvor“, sagt Mari Riihiaho, Chief Product Officer (CPO) bei Funidata. „Sie können ihre Ressourcen optimieren und datengestützte Entscheidungen treffen, um den Studierenden und Mitarbeitern ein besseres Erlebnis zu bieten.“

Da die Studierenden ihre Kurse im Voraus planen, verfügen die Universitäten über aktuelle Informationen über die Bedürfnisse der Studierenden, die es ihnen ermöglichen, die Stundenpläne der Lehrkräfte und das Kursangebot an die tatsächliche Nachfrage anzupassen.

Sie können die Daten in Sisu auch problemlos mit Personal- oder Finanzdaten kombinieren, um Erkenntnisse über den Gesundheitszustand und den Lernfortschritt der Studierenden zu gewinnen. Die Universitäten können nun schnell feststellen, welche Studierenden die erwarteten Leistungen erbringen und welche möglicherweise zusätzliche Hilfe benötigen. Sie können auch die Anzahl der Kurse verfolgen, um sicherzustellen, dass die Studierenden genügend Credits haben, um sich für die staatliche Finanzierung zu qualifizieren und ihr Studium fortsetzen können.

Funidata wollte die internen IT-Prozesse automatisieren, damit sich das technische Team auf anspruchsvolle Infrastrukturaufgaben konzentrieren konnte. „Wir haben die Arbeitsabläufe automatisiert, so dass ich nicht mehr jedes Mal eine E-Mail beantworten muss, wenn ein Teammitglied etwas tun möchte“, sagt Sallanmaa.

Auch das DevOps-Team wurde von manuellen Aufgaben befreit. Das bedeutet, dass drei Personen die Infrastruktur verwalten können, auch wenn Funidata von einer auf sechs Universitäten angewachsen ist. Das Team hat außerdem Zeit, neue Funktionen zu entwickeln, um die Zuverlässigkeit zu erhöhen, und hat die Ausfallzeiten für geplante Wartungsarbeiten reduziert.

Mit AWS kann das Team die Netzwerkaktivität durch umfassende Protokollierung proaktiv überwachen und auf Probleme reagieren, bevor sie zu Notfällen werden. „Wir können jetzt mehr von dem Dev-Teil von DevOps übernehmen“, sagt Sallanmaa. „Wir können unsere Plattform verbessern, anstatt Probleme zu bekämpfen.“

Für Funidata ist die Personaleinstellung einfach. „Unsere potenziellen Kandidaten lieben AWS“, sagt Sallanmaa. „Wir haben festgestellt, dass sie begeistert sind, ihre AWS-Kenntnisse auszubauen – oder sie sind begierig darauf, ihr Wissen anzuwenden, wenn sie bereits mit AWS vertraut sind.“

Funidata plant, diese Fähigkeiten zu nutzen, um Sisu weiter zu verbessern. Als Teil seiner ständigen Weiterentwicklung arbeitet es derzeit an der Entwicklung eines neuen Datenanalysetools, das den Universitäten helfen soll, ihre Entscheidungen stärker auf Daten zu stützen.

Das Unternehmen hat sich zum Ziel gesetzt, seine Lösung auch anderen Universitäten und höheren Bildungseinrichtungen anzubieten. Funidata verfügt über eine skalierbare Infrastruktur, die dieses Wachstum bewältigen kann. „Durch den Einsatz von AWS sind wir innovativer und können eine höhere Verfügbarkeit und Robustheit für Sisu bereitstellen, ohne die Kosten zu erhöhen“, sagt Sallanmaa. „All das wird fortbestehen, auch wenn wir wachsen.“