Amazon WorkDocs-Funktionen

Speichern von Inhalten in Amazon WorkDocs: Sie können nahezu jeden Dateityp in Amazon WorkDocs speichern. Jedes einzelne Benutzerkonto in Amazon WorkDocs umfasst standardmäßig 1 TB Speicherkapazität. Administratoren können Speicherlimits für einzelne Benutzer festlegen und ferner nutzungsbasiert zusätzlichen Speicher für Benutzer erwerben. Es gibt keine Begrenzung hinsichtlich der zusätzlichen Datenmenge und Anzahl an Dokumenten, die Sie speichern können.

Unbegrenzte Versionierung: Dank der unbegrenzten Versionierung können Sie in Amazon WorkDocs leicht den Überblick über vorherige Versionen behalten. Bei jedem Speichervorgang wird eine neue Dateiversion erstellt. Mit Amazon WorkDocs wird all Ihr Feedback einer bestimmten Dateiversion zugeordnet, sodass Sie einfach auf Kommentare für frühere Iterationen zurückgreifen können. Sie können außerdem eine bestimmte Version einer Datei, deren Eigentümer Sie sind, löschen, um Ihr Datenlimit effektiver zu verwalten oder um Daten zu schützen und zu sichern, indem eine vorherigen Version gelöscht wird, die aus einem beliebigen Grund nicht mehr benötigt wird.

Suche: Suche einfach gemacht mit Amazon WorkDocs Smart Search: Amazon WorkDocs Smart Search beschleunigt Ihre Inhaltssuchen, so dass Sie mehr Zeit damit verbringen können, Dateien zu erstellen, zu bearbeiten und mit Ihren Kollegen zu teilen. Mit Smart Search können Sie nicht nur nach Datei- und Ordnernamen, sondern auch nach Dokumenteninhalten, Kommentaren und Bezeichnungen suchen. Sie können auch nach dem Speicherort von Inhalten, dem Zeit-/Datumsbereich der letzten Aktualisierung sowie nach bestimmten Dateitypen suchen. Die Ergebnisse werden als sortierte Liste angezeigt, wobei Ordner vor Dateien angezeigt werden.

Offline-Inhalte und Offline-Suche in WorkDocs Drive: Mit den Offline-Funktionen von WorkDocs Drive können Sie auch bei eingeschränkter Netzwerkkonnektivität auf Inhalte zugreifen. Darüber hinaus können Sie die Inhalte mit Smart Search auch im Online- und Offline-Modus finden. WorkDocs Smart Search ermöglicht Ihnen die Abfrage über Inhalte, Kommentare und Dokumentbeschriftungen hinweg und bietet auch die Suche nach Dateien nach Namen.

Linkfreigabe: Sie können Dateien über einen teilbaren Link für beliebige interne Benutzer freigeben, Benutzer zur Zusammenarbeit an Dateien einladen und Feedback anfordern. Wenn Sie einen Link erstellen, legen Sie fest, ob dieser öffentlich oder nur für bestimmte Benutzer zugänglich ist. Sie können auch ein Ablaufdatum und ein Passwort für den Link festlegen.

Interne und externe Einladungen: Mit Amazon WorkDocs können Sie andere mithilfe von Benutzernamen, Gruppennamen und E-Mail-Adressen dazu einladen, Ihre Dateien anzuzeigen, zu bearbeiten oder gemeinsam zu besitzen. Außerdem können Sie spezifisches Feedback mit einer persönlichen Nachricht anfordern und eine Frist festlegen. Zur externen Freigabe von Inhalten können Sie einen externen Benutzer einladen, bei der erstmaligen Anmeldung bei Amazon WorkDocs ein Gastkonto zu erstellen.

Dateifreigabe mit 1 Klick: Mit Amazon WorkDocs Companion können Sie auch Inhalte mit einem Klick direkt aus dem Windows Datei-Explorer auf einem Windows-PC freigeben. Zur Nutzung dieser Funktion sollte die Amazon WorkDocs Companion-Anwendung auf Ihrem Microsoft Windows-PC installiert sein. Sie können Dateien auf Ihre Amazon WorkDocs-Webseite hochladen und sie mit einem automatisch in Ihre Zwischenablage kopierten Link freigeben.

Dateikontrolle: Amazon WorkDocs lässt Sie bestimmen, wer Dateien aufrufen, kommentieren, herunterladen oder drucken kann. Sie können Dateien sperren, um Änderungen vorzunehmen und sicherzustellen, dass Bearbeitungen nicht durch andere Benutzer überschrieben werden. Somit entfällt die Koordination von Änderungen. Sie können auch Feedback deaktivieren, wenn Sie eine Datei vervollständigt haben.

Verschlüsselung: Mit Amazon WorkDocs werden Ihre Inhalte zum Schutz Ihrer Daten während der Übertragung und Speicherung verschlüsselt. Dies trägt zur Einhaltung von Compliance-Vorschriften bei. Amazon WorkDocs baut auf AWS auf, wo Sicherheit die höchste Priorität hat.

Aufgabenmanagement: Mit Amazon WorkDocs Tasks können Sie noch ausstehende, zugewiesene oder erledigte Aktionselemente an einem zentralen Ort überprüfen. Zu den verwendbaren Aufgaben gehören die Versendung von Inhalten zur Überprüfung, die Anforderung des Zugriffs auf eine Datei, die Übertragung der Inhaberschaft an einer Datei und Handlungsaufforderungen an den Administrator Ihrer Website. Tasks kann Ihnen und Ihren Teams bei der effizienteren Zusammenarbeit helfen, indem es wichtige Aktionselemente für den Tag hervorhebt.

Amazon WorkDocs Drive ist eine Desktop-Anwendung, die die einfache Arbeit im Windows-Datei-Explorer oder Mac Finder mit dem Umfang von Amazon WorkDocs kombiniert. Mit Amazon WorkDocs Drive sind alle Ihre Dateien auf Abruf von Ihrem Gerät verfügbar, ohne wertvollen Speicherplatz auf Ihrem PC oder Mac zu verbrauchen. Sie können Amazon WorkDocs Drive als primäres Benutzerlaufwerk verwenden und müssen nicht auf Netzwerkbereitstellungspunkte zurückgreifen, um Ihre Inhalten zu sichern.

Sie können auf alle Änderungen zugreifen, die Sie an den über Amazon WorkDocs Drive bereitgestellten Inhalten vornehmen. Diese werden automatisch mit Ihrer Amazon WorkDocs-Webseite synchronisiert und auf sie kann auch über ein beliebiges Gerät mithilfe der Amazon WorkDocs-Anwendungen zugegriffen werden.

Amazon WorkDocs Drive ist für Microsoft Windows PCs, Amazon WorkSpaces sowie macOS Version 10.11 und neuer verfügbar.

Kommentare: Mit Amazon WorkDocs können Sie private Kommentare hinzufügen, Kommentartext formatieren, Kommentare klären und auf diese in einem verschachtelten Gespräch antworten. Wenn Sie in Amazon WorkDocs Feedback geben, können Sie allgemeine Kommentare hinzufügen oder bestimmte Abschnitte einer Datei kommentieren.

Benachrichtigungen: Sie können Dritte über Kommentare benachrichtigen, indem Sie sie mit @benutzername taggen. Außerdem haben Sie die Möglichkeit, E-Mail-Benachrichtigungen für Dateien zu deaktivieren.

Feedback anfordern: Bei der Freigabe eines Dokuments können Sie Kollegen eine Aufgabe zuweisen, die dann auf der Registerkarte „Aufgaben“ oben rechts in der Benutzeroberfläche von Amazon WorkDocs erscheint.

Bearbeiten in Microsoft Office: Sie können mit Amazon WorkDocs Companion Dokumente direkt in Microsoft Office bearbeiten. Amazon WorkDocs Companion ist eine App, mit der Sie Office-, .pdf- und .txt-Dateien direkt über Ihren Browser bearbeiten können. Sie können Ihre Änderungen als neue Version auf Ihrer Amazon WorkDocs-Seite speichern. Amazon WorkDocs Companion erspart Ihnen durch den Zugriff über den Browser das manuelle Herunterladen, Speichern und Hochladen Ihrer Dateien.

Öffnen mit Microsoft Office Online: Amazon WorkDocs ermöglicht es Ihnen auch, Microsoft Office-Dateien mithilfe der Funktion „Mit Office Online öffnen“ direkt in Ihrem Browser zu öffnen und zu bearbeiten. Sie können Feedback überprüfen, bearbeiten und Änderungen an Microsoft Office-Dateien vornehmen, ohne zu einer anderen Anwendung wechseln zu müssen.

Hancom ThinkFree Office Online: Mit Amazon WorkDocs können Sie Microsoft Office-Dateien in Echtzeit über Ihren Browser erstellen, dank der gemeinsamen Bearbeitung von Hancom Thinkfree Office Online. Sie können neue Dokumente, Tabellenkalkulationen und Präsentationen erstellen, ohne Ihren Browser zu verlassen.

Das Amazon WorkDocs Aktivitäts-Feed hilft Ihnen, Interaktionen mit Ihren Inhalten durch andere Benutzer auf Ihrer Amazon WorkDocs-Webseite zu verfolgen. Sie können Aktionen in Echtzeit nach Datei, Ordner oder Benutzername suchen. Sie können Ihre Ergebnisse auch mit mehreren Optionen filtern.
Mit Amazon WorkDocs können Administratoren Website-weite Aktionen über das Aktivitäts-Feed in Echtzeit nach Datei, Ordner oder Benutzername verfolgen. Sie können Ihre Ergebnisse auch mit mehreren Optionen filtern.

Sie können über jeden Browser mit Internetverbindung auf Ihre Amazon WorkDocs-Webseite zugreifen. Sie können ebenfalls über mobile Anwendungen auf iOS, Android und Fire Tablet auf Amazon WorkDocs zugreifen, um über jedes Gerät und zu jeder Zeit mit Ihren Kollegen zusammenzuarbeiten

Der Genehmigungsworkflow unterstützt Sie bei der Einhaltung der Geschäftsprozesse in Ihrem Unternehmen. Sie können einen Genehmigungsworkflow erstellen, um Dokumente und andere in WorkDocs gespeicherte Dateien zur Genehmigung an einen oder mehrere Benutzer weiterzuleiten. Der Genehmigungsworkflow ermöglicht es Benutzern, Workflows zu erstellen, um ihre Dokumentengenehmigungsprozesse automatisiert zu verfolgen und zu verwalten.

Compliance: Amazon WorkDocs ist mit HIPAA und PCI DSS konform und erfüllt ISO-Compliance-Anforderungen Amazon WorkDocs hilft Ihnen bei der Erfüllung behördlicher und gesetzlicher Anforderungen für Zusammenarbeit und Dateimanagement. Mit Amazon WorkDocs können Sie Dateien speichern und gemeinsam bearbeiten, die empfindliche finanzielle und medizinische Daten enthahlten. Zum Nachweis Ihres Engagements für Informationssicherheit bietet Amazon WorkDocs ebenfalls die Zertifizierungen ISO 9001, 27001, 27107, and 27018.

Integration mit Active Directory: Sie können Benutzer in Amazon WorkDocs mithilfe von Active Directory verwalten. Wenn Sie Active Directory verwenden, können Sie Benutzergruppen erstellen, die Multi-Factor Authentification (MFA) aktivieren und Single-Sign-On (SSO) für Ihre Amazon WorkDocs-Webseite konfigurieren. Ihre Benutzer können sich mit ihren bestehenden Anmeldedaten anmelden, wenn Sie Active Directory mit Amazon WorkDocs verwenden.

Eine Integration in Active Directory ist mit Amazon WorkDocs auf zwei Weisen möglich: entweder durch eine sichere Vertrauensbeziehung zwischen Ihrem lokalen Active Directory und Ihrem AWS Directory Service for Microsoft Active Directory (Enterprise Edition) Domain Controller oder durch die Nutzung des AWS Directory Service Active Directory Connectors.

Automatische Aktivierung: Durch die automatische Aktivierung kann Benutzern, die auf alle Verzeichnisse zugreifen, ein gültiges WorkDocs-Konto bereitgestellt werden, wodurch sich Benutzer der einzelnen Verzeichnisse anmelden und die vollständigen WorkDocs-Funktionen als verwaltete Benutzer verwenden können. Dafür muss nicht jeder einzelne Benutzer manuell aktiviert werden. Benutzer mit der Rolle eines verwalteten Benutzers ermöglichen es den Benutzern, Dateien zu speichern und mit anderen an einer WorkDocs-Website zusammenzuarbeiten.

Datenstandortbindung: Sie können festlegen, in welcher AWS-Region Ihre Inhalte gespeichert werden, um Anforderungen hinsichtlich der Standortbindung von Daten zu erfüllen. Ihre Benutzer können ungeachtet der von Ihnen ausgewählten AWS-Region weltweit von ihrem jeweiligen Standort aus auf Ihre Amazon WorkDocs-Webseite zugreifen. Hier finden Sie die AWS-Regionen, in denen Amazon WorkDocs aktuell verfügbar ist.

Datenaufbewahrung: Amazon WorkDocs ermöglicht Ihnen, eine Website-übergreifende Richtlinie zur Datenaufbewahrung für die Dateien und Ordner Ihrer Benutzer festzulegen. Mit einer Richtlinie zur Datenaufbewahrung können Sie innerhalb der Aufbewahrungsfrist von Benutzern gelöschte Dateien und Ordner wiederherstellen. Aufbewahrungsrichtlinien gelten für alle mit einer Amazon WorkDocs-Webseite verbundenen Dateien und Ordner. Standardmäßig beträgt die Aufbewahrungsfrist 60 Tage. Sie können jedoch eine beliebige Frist zwischen 0 und 365 Tagen festlegen.

IP-Genehmigungslisten: Auf IP-Adressen basierende Genehmigungslisten können in der Administratorkonsole von Amazon WorkDocs hinzugefügt werden. Sie können die IP-Adressbereiche festlegen, für die Sie den Zugriff gestatten möchten. Versucht ein Benutzer, sich über seinen Browser, ein Amazon WorkDocs-Laufwerk, ein Mobilgerät, Sync oder eine Begleit-App mit Ihrer Amazon WorkDocs-Seite zu verbinden, wird die IP-Adresse der Anforderung mit Ihrer Genehmigungsliste abgeglichen. Befindet sie sich nicht in der Liste, wird der Zugriff verwehrt. Wenn Sie den Benutzerzugriff nicht mit einer Genehmigungsliste auf IP-Adressbasis filtern, steht der Zugang allen IP-Adressen offen.

Migrationswerkzeug: Mit dem Amazon WorkDocs Migration Service-Portal können Sie Migrationsaufgaben konfigurieren und das Quell- und Ziel-WorkDocs-Konto und die Website auswählen, zu der die Daten migriert werden sollen. Sie können die Migrationsaufgabe so planen, dass sie innerhalb eines bestimmten Zeitraums als einmaliger Datenübertragungsvorgang ausgeführt wird, oder Sie können regelmäßige Synchronisierungen durchführen, um Ausfallzeiten für die Benutzer zu minimieren. Das Amazon WorkDocs Migration Service-Portal bietet aktuelle Informationen und den Status von Migrationsaufträgen einschließlich detaillierter Berichte nach erfolgreicher Migration.

Laufwerksbuchstabenauswahl: Mit Amazon WorkDocs Drive können Sie jeden benutzerdefinierten Laufwerksbuchstaben auswählen, der auf den Konfigurationen, Standards oder Einstellungen Ihrer Organisation basiert. Sie können auch einen bestimmten Laufwerksbuchstaben für Ihre Organisation als Massenbereitstellung bereitstellen. Diese Funktion bietet Ihrer Organisation nicht nur die Flexibilität, sondern auch die Kontrolle, die Sie benötigen, um einen bestimmten Laufwerksbuchstaben für Ihr virtuelles WorkDocs Drive auszuwählen.

Das Amazon WorkDocs SDK vereinfacht die Entwicklung von Funktionen für die gemeinsame Inhaltserstellung und -verwaltung für Ihre Lösungen und Anwendungen, indem voller Zugriff auf Administrator- und Benutzerebene für die Ressourcen auf der Amazon WorkDocs-Website gewährt wird. Das Amazon WorkDocs SDK ermöglicht Ihnen auch, die Aktivitätenliste in Ihre Analyselösungen zu integrieren, um Ihre Amazon WorkDocs-Benutzer und -Dateien in Echtzeit zu überwachen.

Erweiterbare API: Das Amazon WorkDocs SDK umfasst eine erweiterbare Api, die für Folgendes Aktionen auf der Administrator- und Benutzerebene ermöglicht: Benutzeradministration, Berechtigungsverwaltung, Freigabe, Kommentieren, Metadaten, Beschriftung und Aktivitätsverfolgung.

Teil des AWS SDK: Das Amazon WorkDocs SDK ist Teil des AWS SDK. Sie können somit einfach die leistungsfähigen AWS-Funktionen für Sicherheit, Überwachung, Unternehmenslogik, Analysen, Speicherung und Anwendungsentwicklung nutzen.

API-Überwachung und Benachrichtigungen: Wenn Sie API-Aktionen überwachen möchten, ist Amazon WorkDocs in AWS CloudTrail und Amazon SNS integriert. AWS CloudTrail protokolliert API-Aufrufe, während Sie von Amazon SNS bezüglich neu eingetroffener Protokolldateien benachrichtigt werden. AWS CloudWatch meldet automatisch, wenn in Ihren CloudTrail-Logs bestimmte Kriterien erfüllt werden.