Características de Amazon WorkDocs

Almacene contenido en Amazon WorkDocs: puede almacenar prácticamente cualquier tipo de archivo en Amazon WorkDocs. De forma predeterminada, cada cuenta individual de usuario de Amazon WorkDocs dispone de 1 TB de capacidad de almacenamiento. Los administradores pueden definir límites de almacenamiento para cada usuario y también adquirir almacenamiento adicional para los usuarios a medida que sea necesario. No existe un límite en cuanto a la cantidad de datos o de documentos adicionales que se pueden almacenar.

Control de versiones ilimitado: puede realizar fácilmente un seguimiento de las versiones anteriores en Amazon WorkDocs con el control de versiones ilimitado. Se crea una nueva versión de un archivo cada vez que lo guarda. Con Amazon WorkDocs, todos los comentarios se asocian con una versión específica del archivo, por lo que puede consultar fácilmente los comentarios en iteraciones anteriores. También puede eliminar una versión específica de un archivo de su propiedad para administrar su límite de datos de manera más eficaz o ayudar a proteger y asegurar los datos al eliminar una versión anterior que por algún motivo ya no se necesita.

Búsqueda: las búsquedas se simplifican con Amazon WorkDocs Smart Search. La característica acelera las búsquedas de contenido para que pueda dedicar más tiempo a crear, editar y compartir archivos con sus colegas. Le permite realizar búsquedas en el contenido de los documentos, los comentarios y las etiquetas, además de los nombres de archivos y carpetas. Puede restringir más aún la búsqueda por ubicación del contenido, fecha y hora de la última actualización y tipos de archivos específicos. Los resultados se mostrarán como una lista ordenada, con las carpetas enumeradas antes de los archivos.

Búsqueda y contenido sin conexión con WorkDocs Drive: gracias a las capacidades sin conexión de WorkDocs Drive, se puede acceder a contenido, incluso si la conectividad a la red es limitada. Además, con Smart Search también se puede buscar contenido con o sin conexión. WorkDocs Smart Search permite consultar contenido, comentarios y etiquetas de documentos, además de buscar archivos por nombre.

Compartir un enlace: puede compartir archivos con cualquier persona mediante un enlace que se puede compartir, invitar a cualquier usuario interno para que realice contribuciones y solicitar comentarios. Cuando cree un enlace, podrá decidir si será público o si estará restringido a determinados usuarios. Puede establecer una fecha de caducidad y una contraseña para el enlace.

Invite a otros, interna o externamente: con Amazon WorkDocs, puede invitar a otros usuarios a ver, contribuir o ser copropietarios de sus archivos mediante la especificación de nombres de usuarios, nombres de grupos y direcciones de email. También puede solicitar comentarios específicos mediante un mensaje personal y definir una fecha límite. Para compartir contenido externamente, puede invitar a un usuario externo a crear una cuenta de invitado la primera vez que inicie sesión en Amazon WorkDocs.

Uso compartido de archivos con 1 clic: también puede compartir contenido directamente desde el explorador de archivos de Windows en sus equipos con Windows con un solo clic mediante Amazon WorkDocs Companion. Para usar esta función, debe instalar la aplicación Amazon WorkDocs Companion en su PC con Microsoft Windows. Puede cargar archivos en su sitio de Amazon WorkDocs y compartirlos con un enlace que se copia automáticamente en su portapapeles.

Control de archivos: Amazon WorkDocs le permite controlar quién puede acceder, comentar y descargar o imprimir sus archivos. Puede bloquear archivos para que no se puedan realizar cambios y asegurarse de que las ediciones no sean sobrescritas por otros colaboradores. De esta forma, se elimina la necesidad de coordinar los cambios. También puede desactivar los comentarios cuando haya completado un archivo.

Cifrado: con Amazon WorkDocs, su contenido se cifra en tránsito y en reposo para garantizar la protección de sus datos y para ayudarlo a cumplir requisitos normativos y de conformidad. Amazon WorkDocs se basa en AWS, donde la seguridad es la prioridad número uno.

Administración de tareas: con la función Tasks (Tareas) de Amazon WorkDocs, puede revisar los elementos de la acción que están pendientes, asignados y resueltos en un lugar. Los tipos de tareas que puede usar incluyen el envío de contenido para revisión, solicitar acceso a un archivo, transferir la propiedad de un archivo o solicitar una acción desde su administrador del sitio. Con la función Tasks (Tareas), usted y sus equipos pueden colaborar de forma más eficiente al destacar los elementos de la acción del día.

Amazon WorkDocs Drive es una aplicación de escritorio que combina la facilidad de trabajar con el explorador de archivos de Windows y Finder de Mac con la escala de Amazon WorkDocs. Con Amazon WorkDocs Drive, todos sus archivos están disponibles bajo demanda desde su dispositivo sin consumir valioso espacio en disco en su PC o Mac. Puede usar Amazon WorkDocs Drive como su la unidad principal del usuario y no necesita utilizar recursos compartidos de red para almacenar su contenido.

Todos los cambios que implemente en el contenido accesible mediante Amazon WorkDocs Drive se sincronizan automáticamente con su sitio de Amazon WorkDocs. También estará disponible el acceso desde cualquier otro dispositivo a través de las aplicaciones de Amazon WorkDocs.

Amazon WorkDocs Drive se encuentra disponible para equipos con Microsoft Windows, Amazon WorkSpaces y macOS versión 10.11 y posteriores.

Comentarios: con Amazon WorkDocs, puede agregar comentarios privados, dar formato al texto de los comentarios, resolver comentarios y responder a los que se encuentran en una conversación en cadena. Cuando realice comentarios en Amazon WorkDocs, puede añadir aquellos que son generales o específicos de secciones de un archivo.

Notificaciones: puede notificar a alguien sobre su comentario etiquetándolo con @nombre_usuario. También puede desactivar las notificaciones por email de los archivos.

Solicitar opiniones: al compartir un documento, puede asignar a sus colegas una tarea que luego aparecerá en la pestaña “Tasks” (Tareas) en la parte superior derecha de la interfaz de usuario de Amazon WorkDocs.

Edición en Microsoft Office: puede editar documentos directamente en Microsoft Office con Amazon WorkDocs Companion. Amazon WorkDocs Companion es una aplicación que le permite editar archivos de Microsoft Office, .pdf y .txt desde su navegador. Puede guardar los cambios como una nueva versión en su sitio de Amazon WorkDocs. Con Amazon WorkDocs Companion, ya no necesita descargar, guardar ni cargar archivos manualmente cuando accede a Amazon WorkDocs desde su navegador.

Abrir archivos con Microsoft Office Online: Amazon WorkDocs también le permite abrir y editar archivos de Microsoft Office directamente desde su navegador con la función Open with Office Online (Abrir con Office Online). Puede revisar los comentarios, editar y realizar cambios en los archivos de Microsoft Office sin cambiar de aplicación.

Hancom ThinkFree Office Online: Amazon WorkDocs le permite crear archivos de Microsoft Office en tiempo real desde su navegador con la edición colaborativa desarrollada por Hancom Thinkfree Office Online. Puede crear nuevos documentos, hojas de cálculo y presentaciones sin salir de su navegador.

Amazon WorkDocs Activity Feed lo ayuda a realizar un seguimiento de las interacciones de otros usuarios con su contenido en su sitio de Amazon WorkDocs. Puede buscar acciones por archivo, carpeta o nombre de usuario en tiempo real También puedes usar múltiples opciones para filtrar los resultados.
Con Amazon WorkDocs, los administradores pueden usar la función Activity Feed (Fuente de actividad) para rastrear las acciones de todo el sitio por archivo, carpeta o nombre de usuario en tiempo real. También puedes usar múltiples opciones para filtrar los resultados.

Puede acceder a su sitio de Amazon WorkDocs desde cualquier navegador con una conexión a Internet. También puede acceder a Amazon WorkDocs a través de aplicaciones móviles en iOS, Android y Fire Tablet para colaborar desde cualquier dispositivo en cualquier momento.

Puede usar el flujo de trabajo de aprobación para cumplir los procesos empresariales de su organización. Puede crear un flujo de trabajo de aprobación para enviar documentos y otros archivos almacenados en WorkDocs a uno o más usuarios para que los aprueben. El flujo de trabajo de aprobación permite a los usuarios crear flujos de trabajo para realizar un seguimiento y administrar sus procesos de aprobación de documentos de manera automatizada.

Conformidad: Amazon WorkDocs cumple los requisitos de HIPAA, PCI DSS e ISO. Amazon WorkDocs lo ayuda a cumplir con sus requisitos normativos y de conformidad para la colaboración y la administración de archivos. Con Amazon WorkDocs, puede almacenar y colaborar en archivos que contienen datos financieros y médicos confidenciales. Para ayudarlo a demostrar su compromiso con la seguridad de la información, Amazon WorkDocs también cuenta con las certificaciones ISO 9001, 27001, 27107 y 27018.

Integración con Active Directory: Amazon WorkDocs le permite usar su Active Directory para administrar sus usuarios. Si usa Active Directory, puede crear grupos de usuarios, habilitar la función Muti-Factor Authentication (MFA) y configurar el inicio de sesión único (SSO) para su sitio de Amazon WorkDocs. Los usuarios también pueden iniciar sesión con sus credenciales existentes cuando usa Active Directory con Amazon WorkDocs.

Con este servicio, puede realizar la integración con Active Directory de dos maneras: estableciendo una relación de confianza segura entre su Active Directory local y su controlador de dominios de AWS Directory Service para Microsoft Active Directory (Enterprise Edition), o usando el conector de Active Directory para AWS Directory Service.

Activación automática: con la activación automática, al aprovisionar su sitio de WorkDocs, todos los usuarios del directorio reciben una cuenta válida de WorkDocs. De esta forma, cada usuario del directorio puede iniciar sesión y usar la funcionalidad completa de WorkDocs como usuario administrado, sin la necesidad de tener que activar manualmente cada usuario, uno por uno. La función de usuario administrado les permiten guardar archivos y colaborar con otros usuarios en un sitio de WorkDocs.

Residencia de datos: puede especificar en qué región de AWS almacenar su contenido para poder cumplir con los requisitos de residencia de datos. Sus usuarios pueden acceder a su sitio de Amazon WorkDocs desde cualquier lugar del mundo, independientemente de la región de AWS que elija. Consulte la sección sobre regiones de AWS para averiguar en cuáles de ellas se encuentra disponible WorkDocs.

Retención de datos: Amazon WorkDocs le permite especificar una política de retención de datos que se aplica a todo el sitio para los archivos y las carpetas de los usuarios. Con una política de retención de datos, puede recuperar carpetas y archivos eliminados por los usuarios durante el período de vigencia de la política de retención. Las políticas de retención se pueden aplicar a todos los archivos y las carpetas asociados con un sitio de Amazon WorkDocs, y se pueden ajustar desde el valor predeterminado de 60 días a cualquier valor entre 0 y 365 días.

Listas de habilitación con filtro por IP: las listas de habilitación basadas en direcciones IP pueden agregarse a la consola de administración de Amazon WorkDocs. Puede definir rangos de direcciones IP desde los cuales desee suministrar acceso. Cuando un usuario intente conectarse a su sitio de Amazon WorkDocs a partir de su navegador, Amazon WorkDocs Drive, dispositivo móvil, Sync o aplicación complementaria, la dirección IP a partir de la cual se originó la solicitud se analizará con la lista de permitidos. Si no se encuentra en la lista, el acceso será denegado. Si no filtra el acceso de los usuarios por dirección IP con una lista de habilitación, el acceso estará disponible para todas las direcciones IP.

Herramienta de migración: con la aplicación del servicio de migración de Amazon WorkDocs, se pueden configurar tareas de migración y establecer el sitio y la cuenta de WorkDocs de destino para migrar los datos. Puede programar la tarea de migración para que se ejecute durante un período específico como una transferencia de datos única o para tener migraciones regulares, a fin de reducir al mínimo el tiempo de inactividad para los usuarios. La aplicación del servicio de migración ofrece información actualizada y el estado de los trabajos de migración, incluidos los informes detallados, una vez que se haya realizado con éxito la migración.

Selección de letra de unidad: con Amazon WorkDocs Drive, puede seleccionar cualquier letra de unidad personalizada en función de las preferencias, los estándares y las configuraciones de su organización. También puede implementar de manera masiva una letra de unidad específica para su organización. Con esta característica, su organización obtiene no solo la flexibilidad sino también el control que necesita para seleccionar una letra de unidad específica para su WorkDocs Drive virtual.

El SDK de Amazon WorkDocs lo ayuda a crear capacidades de administración y colaboración relacionadas con contenido en sus soluciones y aplicaciones al proporcionar acceso pleno de nivel de usuario y administrador a los recursos del sitio de Amazon WorkDocs. Con el SDK de Amazon WorkDocs, también puede integrar la fuente de actividades a sus soluciones analíticas para crear una monitorización en tiempo real de los archivos y usuarios de Amazon WorkDocs.

API ampliable: el SDK de Amazon WorkDocs incluye una API ampliable que proporciona acciones de nivel de usuario y administrador para: administración de usuarios, administración de permisos, colaboración en archivos, publicación de comentarios, metadatos, etiquetado y seguimiento de actividades.

Parte del SDK de AWS: el SDK para Amazon WorkDocs forma parte de AWS SDK, por lo que es fácil aprovechar la capacidad de AWS en materia de seguridad, monitorización, lógica de negocio, análisis, almacenamiento, inteligencia artificial y desarrollo de aplicaciones.

Monitorización y notificaciones de las API: si quiere monitorizar las acciones de las API, Amazon WorkDocs está integrado con AWS CloudTrail y Amazon SNS. AWS CloudTrail registra las llamadas a la API y Amazon SNS le notifica cuando se entregan nuevos archivos de registro. Puede usar AWS CloudWatch para monitorear y crear alertas automáticamente cuando se cumplan determinados criterios en los registros de CloudTrail.