TeraMach aide Bibliothèque et Archives Canada à simplifier l'accès à l'information publique

Bibliothèque et Archives Canada s'est associée à TeraMach, un partenaire du secteur public AWS, pour mettre en œuvre une solution de préservation numérique hébergée dans le nuage AWS. De cette collaboration ont découlé une gestion plus simple des données, une meilleure conservation à long terme et un accès accru aux archives du pays pour tous les Canadiens. Le système s'exécute sur Amazon EC2 et utilise Amazon S3 pour le stockage et Amazon VPC pour la mise en réseau interne.

La collection gérée par Bibliothèque et Archives Canada (BAC) – un organisme gouvernemental chargé de préserver le patrimoine documentaire du Canada – est incontestablement énorme. Elle comprend 20 millions de publications en différentes langues, 250 kilomètres linéaires de documents textuels gouvernementaux et privés, 30 millions d'images photographiques, 550 000 heures d'enregistrements audio et vidéo. La liste n'est pas exhaustive. L'ensemble de ses collections numériques pèse 18 pétaoctets (Po), s'enrichit de 1,25 Po par an, un chiffre qui devrait augmenter rapidement dans les années à venir. La BAC a trouvé chez les capacités croissantes du nuage une occasion d'améliorer non seulement l'extensibilité, l'agilité et l'efficacité de ses opérations, mais aussi l'accès à l'information pour la population du Canada.

« Nous avons annoncé, il y a plusieurs années, qu'à l'horizon 2017, tout ce qui était créé par les organismes gouvernementaux devait être soumis en format numérique », explique Sylvain Bélanger, directeur général de la BAC. « Nous devions être capables d'ingérer ces données et les préserver pour les décennies et les siècles à venir. À cet effet, nous avons élaboré une stratégie numérique globale pour BAC, incluant la nécessité d'un système de préservation numérique basé sur le nuage ». Au final, la solution a été construite dans le nuage AWS, conformément au mandat du gouvernement canadien en matière de nuage.

La BAC s'est associée à TeraMach, un AWS Advanced Consulting Partner et un partenaire AWS du secteur public ayant une compétence en matière de gouvernement. AWS a fourni l'extensibilité et la sécurité dont l'agence avait besoin ainsi que trois zones de disponibilité dans la région Canada (Centre). Avec l'aide de ses experts techniques internes, TeraMach s'est appuyé sur son expérience avec AWS pour réussir la mise en place du système de gestion des collections numériques.

La solution repose sur une application gérée qui ingère des fichiers, exécute des flux de travail automatisés basés sur des métadonnées et les dépose dans un compartiment Amazon Simple Storage Service (Amazon S3) chiffré. De là, il peut être ingéré et archivé par Preservica, une technologie de préservation numérique. L'ensemble du système est hébergé sur AWS, utilise Amazon Elastic Compute Cloud (Amazon EC2) pour le calcul et Amazon Virtual Private Cloud (Amazon VPC) pour la mise en réseau. L'organisation étudie les moyens d'utiliser des niveaux de stockage Amazon S3 à faible coût pour l'archivage à long terme.

Grâce à son partenariat avec TeraMach, la BAC a pu mettre en place une solution sécuritaire, conforme et basée sur des normes, plus rapidement que si elle avait essayé de la développer en interne. L'expérience de TeraMach en matière de normes de sécurité du gouvernement du Canada et les contrôles de sécurité AWS a permis à la BAC d'obtenir rapidement une certification d'autorisation d'exploitation (ATO). Ce résultat qui dépasse les attentes de la BAC contribue au final à la préservation du patrimoine canadien pour les générations à venir.

Le citoyen ordinaire sauvegarde des fichiers sur des supports numériques sans tenir compte des conséquences à long terme, mais la BAC est chargée de garantir l'accessibilité de ces documents pour les siècles à venir. Cette tâche complexe comprend le contrôle de l'obsolescence et de la dégradation des collections numériques, la migration des fichiers présentant un risque de perte numérique et la gestion des informations afin de garantir qu'elles restent consultables et disponibles. « En rendant les copies numériques facilement accessibles grâce au nuage AWS, les citoyens n'auront pas à se rendre physiquement aux archives pour utiliser la collection. Ils pourront y accéder par le Web », explique Roslynn Ross, directrice de la préservation et de la migration numériques chez BAC.

La solution basée sur le nuage a permis de rationaliser le processus de préservation et, ainsi, permis au personnel spécialisé de se consacrer à des tâches à valeur ajoutée. Par exemple, l'organisation proposait auparavant aux éditeurs de multiples façons de soumettre des livres et des périodiques, notamment par courriel, ce qui nécessitait un important travail manuel de la part des bibliothécaires de la BAC. Désormais, l'interface Web gère le processus d'ingestion au moyen d'un formulaire standardisé. « Nous pouvons contrôler la qualité des données dès le début du processus », explique M. Bélanger. « Cela réduit le risque d'erreur humaine et permet aux bibliothécaires et aux archivistes de se concentrer sur l'atteinte de nouveaux publics et sur la gestion des collections en attente de traitement ».

TeraMach a travaillé avec la BAC pour s'assurer que la solution répondait tant aux exigences d'aujourd'hui qu'aux besoins stratégiques à long terme. « L'équipe a travaillé étroitement avec nous pour définir notre stratégie, concevoir la solution technique et la mettre en œuvre efficacement », explique M. Bélanger. « TeraMach nous a permis de mieux comprendre ce que pourrait être une solution. Une série de rencontres hebdomadaires avec l'équipe nous a permis de travailler ensemble pour nous adapter aux nouvelles exigences ».

Pour sa part, TeraMach est fier de s'associer à un projet ayant un impact aussi important sur les Canadiens. « Il s’agit d’une collaboration depuis le début », explique Claudio DiGirolamo, Vice-président exécutif, ventes de services gérés chez TeraMach. « Ce fut une expérience passionnante d'être présent dès le début et voir comment les choses ont évolué. »

La BAC poursuit le déploiement de nouvelles fonctionnalités, en particulier la possibilité pour les universités de soumettre des thèses de recherche et de les relier automatiquement à son catalogue. En outre, l'organisation pilote l'ingestion numérique avec les ministères en prévision de la mise en œuvre à grande échelle de son mandat tout numérique. « Ce système nous place à l'avant-garde de l'ingestion et de la préservation numériques et nous donne la possibilité de nous concentrer sur l'aide à apporter aux Canadiens de tout le pays pour accéder à la collection et l'utiliser », explique M. Bélanger.