Funidata transforme l'expérience des étudiants des universités finlandaises grâce à AWS

Les universités gèrent souvent des infrastructures complexes pour leurs services administratifs, ce qui peut avoir un impact négatif sur l'expérience des étudiants et du personnel. Lorsque les systèmes d'inscription aux cours, de notation des examens et de certification des diplômes sont lents et peu fiables, ils constituent un frein pour l'apprentissage, car ils empêchent les élèves de s'inscrire aux cours souhaités et de terminer leurs diplômes à temps.

Les universités finlandaises ont décidé de s'attaquer directement au problème. Elles ont parrainé la création d'une société privée baptisée Funidata afin d'obtenir la flexibilité et des meilleures performances promises par la migration vers le cloud et l'abandon des infrastructures sur site.

Funidata a construit un système d'informations étudiants appelé Sisu en s'appuyant sur Amazon Web Services (AWS). Sisu a rationalisé les processus administratifs, offrant aux universités un moyen plus simple et plus sûr de gérer les tâches quotidiennes. L'utilisation d'AWS a également permis à Funidata de développer des processus efficaces pour son équipe informatique afin qu'elle ait le temps d'innover, tandis que l'ensemble de l'entreprise peut évoluer et se développer.

Sisu est actuellement utilisé par 90 000 étudiants et employés dans six universités. Parmi elles figurent notamment l’Université d’Helsinki, la plus grande université de Finlande, ainsi que l'Université de Tampere (TUNI), l'Université LUT et l'Université Aalto. La septième université du collectif propriétaire de Funidata devrait migrer en 2023.

Les étudiants, les enseignants et le personnel utilisent Sisu pour différentes tâches administratives : gestion des cours, soumission des notes aux examens, suivi des frais et du financement des étudiants et attribution des diplômes aux étudiants. Les systèmes précédents souffraient de pannes et étaient lents lorsque de nombreux utilisateurs y accédaient en même temps.

Construit sur AWS, Sisu fournit un moyen efficace et fiable d'effectuer ces services clés. Pendant les périodes de pointe, Funidata peut désormais fournir rapidement des ressources de calcul supplémentaires pour répondre à la forte demande, en utilisant Amazon Elastic Compute Cloud (Amazon EC2), qui fournit une capacité de calcul sécurisée et évolutive. Le système est toujours réactif et les utilisateurs peuvent effectuer des tâches rapidement. 

Sisu rend également le processus d'inscription aux cours continu : le système évite ainsi que tous les cours soient mis en ligne ou que tout le monde doive s'inscrire au même moment. Cela réduit la fréquence des pics, sources de perturbations avec les systèmes précédents.

Le passage à Sisu encourage également les universités à adopter de nouvelles méthodes de travail. « Sisu ne se contente pas de remplacer les anciens registres statiques d'étudiants », explique Toni Sallanmaa, directeur de la technologie (CTO) chez Funidata. « Il encourage le développement de nouveaux processus qui améliorent l'efficacité administrative des universités. »

Les étudiants finlandais peuvent désormais facilement planifier leurs charges de cours sur plusieurs années et apporter des modifications en cours de route. Ils peuvent constamment suivre leurs progrès vers un diplôme, accéder à des informations à jour sur les nouvelles exigences et consulter leurs dernières notes. Cette expérience universitaire améliorée se traduit par une augmentation du nombre d'étudiants qui obtiennent leur diplôme dans les délais requis.

Pour que les universités adoptent Sisu, elles devaient être sûres que les données des étudiants seraient sécurisées dans le cloud. Funidata affirme que l'utilisation d'AWS a donné aux universités la tranquillité d'esprit dont elles avaient besoin pour sauter le pas. « AWS a une bonne réputation en matière de sécurité », affirme Sallanmaa. « En suivant les bonnes pratiques, les données des étudiants restent en sécurité. »

Pour maintenir des normes de sécurité élevées, Funidata effectue régulièrement des audits des systèmes internes et effectue toutes les mises à jour logicielles dans les temps. Pour la protection des données, Funidata utilise Régions AWS et zones de disponibilité pour être conforme aux réglementations en matière de protection des données en maintenant les données des étudiants à l'intérieur de l'UE. La centralisation et la standardisation des données administratives dans Sisu permettent également aux universités de répondre plus facilement aux exigences de partage d'informations universitaires avec le gouvernement finlandais.

Avec leurs données dans Sisu, les universités peuvent prendre des décisions plus intelligentes concernant les ressources. « Sisu fournit aux universités plus d'informations sur les besoins des étudiants qu'elles n'en avaient auparavant », déclare Mari Riihiaho, directrice des produits (CPO) chez Funidata. « Elles peuvent optimiser leurs ressources et prendre des décisions basées sur les données, offrant une meilleure expérience aux étudiants et au personnel. »

Parce que les étudiants planifient leurs cours à l'avance, les universités disposent d'informations à jour sur leurs besoins, et peuvent ainsi ajuster les horaires du personnel enseignant et les offres de cours en fonction de la demande réelle.

Elles peuvent aussi facilement combiner des données de Sisu avec des données RH ou financières pour obtenir des renseignements sur des questions telles que la santé des étudiants et la progression des cours. Les universités peuvent désormais déterminer rapidement quels étudiants réussissent comme prévu et lesquels pourraient avoir besoin d'une aide supplémentaire. Elles peuvent également suivre les charges de cours des étudiants et vérifier qu'ils ont suffisamment de crédits pour avoir droit au financement de l'État et poursuivre leurs études.

Funidata souhaitait automatiser les processus informatiques internes afin que son équipe technique puisse se concentrer sur les tâches d'infrastructure de haut niveau. « Nous avons automatisé les flux de travail, et je n'ai plus à répondre à un e-mail chaque fois qu'un membre de l'équipe veut faire quelque chose », explique Sallanmaa.

L'équipe DevOps a également été libérée des tâches manuelles. Grâce à cela trois personnes suffisent à gérer l'infrastructure, alors même que Funidata est passé de la gestion d'une université à six. L'équipe a également eu le temps de développer de nouvelles fonctionnalités pour gagner en fiabilité et réduire les temps d'arrêt pour la maintenance planifiée.

Grâce à AWS, l'équipe peut surveiller de manière proactive l'activité du réseau grâce à une journalisation complète et répondre aux problèmes avant qu'ils ne deviennent des urgences. « L’équipe DevOps peut désormais consacrer plus de temps au développement », déclare Sallanmaa. « Nous pouvons améliorer notre plate-forme au lieu d'éteindre des incendies. »

Funidata n'a pas de problème à recruter. « Nos recrues potentielles adorent AWS », se réjouit Sallanmaa. « Nous constatons qu'ils sont ravis de développer leurs compétences AWS ou désireux d'utiliser leurs connaissances s'ils connaissent déjà la plateforme. »

Funidata prévoit d'utiliser ces compétences pour améliorer encore Sisu. Dans le cadre de son développement continu, la société travaille actuellement à la création d'un nouvel outil d'analyse de données qui aidera les universités à fonder davantage leurs décisions sur les données.

L'entreprise envisage de proposer sa solution à d'autres universités et établissements d'enseignement supérieur. L'infrastructure évolutive de Funidata lui permet de s'adapter à cette croissance. « L'utilisation d’AWS favorise notre innovation et nous pouvons apporter davantage de disponibilité et de robustesse à Sisu sans augmenter les coûts », explique Sallanmaa. « Tout cela va rester, même si nous nous développons. »