什麼是電子資料交換？
電子資料交換 (EDI) 是組織之間業務文件的自動交換。日常業務工作流程需要交換文件 (如發票、採購單和運送表單)。傳統做法是，公司代表之間會分享紙本文件或含附件的電子郵件，然後在企業資料系統中人工處理並填寫文件資料。EDI 技術可將這些工作流程自動化，讓數位系統能夠跨組織邊界共享和處理文件，而無需人工參與。組織可以將 IT 系統連接到其 B2B 網路中的其他系統，以節省時間並消除人工處理的錯誤。
電子資料交換有哪些優點？
EDI 為企業提供以下優點。
節省時間
在非 EDI 環境中，開立發票、處理採購單和資料輸入相當耗時。使用 EDI，您可以使用低程式碼環境輕鬆自動化常見檔案處理和共用步驟，節省時間和工作量。
EDI 還可以消除與紙本通訊方法相關聯的延遲。它提供業務文件的即時交付和交換。電子文件的即時傳輸可以有更快的回應時間和更快的決策。
減少錯誤
由於 EDI 的自動處理，您可以避免手動資料輸入錯誤。EDI 也可以協助偵測文件中的錯誤和資料異常。使用此方法，文件中的更高準確率進一步增加了資料處理效率。
提高安全性
使用 EDI，您可以更好地控制使用者存取和驗證。EDI 使用驗證和加密的組合來控制誰可以存取特定檔案。電子系統比傳統紙本優先方法更安全。
增強連線能力
您可以使用雲端原生檔案傳輸服務，快速輕鬆地與業務合作夥伴、使用者和供應商共用大型資料集。EDI 交易可以輕鬆整合到您的業務流程中，並增強公司的連線能力。
電子資料交換如何運作？
EDI 主要透過使用兩種形式的傳輸方式來運作：
- 點對點或直接 EDI 連線使用安全通訊協定連線兩個業務系統
- 加值型網路 (VAN) 方法使用第三方網路，監督資料傳輸流程
EDI 軟體通常會使用信箱模式來促進文件交換和批次處理。安全網際網路通訊協定，例如簡單物件存取協定 (SOAP)、安全檔案傳輸通訊協定 (SFTP) 以及以 HTTPS 為基礎的通訊協定 (例如 AS2)，用於傳輸 EDI 文件。此外，由各個組織 (例如認可標準委員會 X12、Peppoi 和 ODETTE) 管理的通訊標準可確保資料治理的基準層級，並在 EDI 交易中實現高資料品質。
EDI 軟體也可以結合兩個或多個資料區段，以在文件中提供更大的內容。例如，EDI 可將資料元素 ITEMQUANTITY 和 ITEMDESCRIPTION 合併到 ORDERLINE 中，以全面描述訂單中的項目和數量。資料組合提供更豐富的內容，並簡化 EDI 文件的結構。
下圖顯示兩個組織之間的 EDI 範例：供應商和付款人。
實作電子資料交換需要什麼？
以下是實作 EDI 以處理業務文件的三個主要步驟。
建立基礎設施
第一步需要企業取得和設置任何 EDI 硬體和軟體元件。這些方面管理 EDI 文件的傳輸、整合、翻譯和路徑映射。EDI 軟體可確保任何業務文件都被轉換為正確的格式。常見的軟體元件包括：
- EDI 映射軟體，可擷取檔案中的欄位 (例如名稱和地址)，然後將它們傳輸到標準化文件
- 批次封包和解封軟體，供傳送者和接收者接收、包裝和解除包裝交易
- 訊息路由軟體可傳送訊息、將訊息傳送到正確的收件者地址，並確保訊息具有相容的目的地地址格式
通常此步驟還涉及設定並連線到 VAN，這些 VAN 提供可靠且安全的傳輸路徑。如果要在內部管理 EDI，則必須確保您擁有所需的硬體，例如網路設備、儲存裝置和伺服器。
建立連線
為 EDI 系統建立技術基礎之後，您必須與業務合作夥伴連線。由於您正在與這些交易合作夥伴處理和交換文件，因此您必須實作 EDI 標準，以促進安全可靠的連線。
不同的產業和區域各自有偏好的不同 EDI 標準格式。您可以將 EDI 系統設定為使用與交易合作夥伴相同的標準，促進 EDI 文件的交換。組態也包括設定 VPN、防火牆或 AS2 連線，以確保資料傳輸路徑安全。
遵守標準
您的 EDI 系統必須遵守產業的必要資料保護法規和標準。如果您使用的任何標準有更新，則必須調整系統以維持合規。同樣地，如果您的交易合作夥伴決定變更他們遵循的標準，您應該知曉他們的新規格，並且能夠因應。
電子資料交換解決方案有哪些挑戰？
想要實作 EDI 解決方案的企業可能會遇到以下常見挑戰。
實作成本
在業務流程中使用 EDI 需要大量的初始投資。您必須投資遵循法規標準的硬體，軟體和系統。如果您使用第三方 EDI 網路供應商，您也需要為這些服務付費。為了確保整合 EDI 成功，您必須就 EDI 流程、方法、標準和軟體方面培訓員工。持續培訓也有成本影響，並要求企業建立可存取的培訓資源。
文件映射
另一個挑戰是有效地將 EDI 格式映射到現有文件。如果您目前使用多個系統，則必須廣泛測試資料映射以確保準確性。如果您沒有監督程序的專業知識，這個程序可能會很耗時且複雜。
擴展挑戰
在您的 EDI 解決方案啟動並執行之後，您可能會發現難以跨所有物流合作夥伴和供應商擴展系統。例如，依據您的交易合作夥伴不同，採購單可能具有不同的業務規則、資料元素和文件欄位。若要擴展 EDI 系統，您必須調適不同供應商不同程度的 EDI 準備度。
持續監控
不準確、不完整或不一致的資訊會阻礙 EDI 解決方案。您必須持續監控 EDI 系統和目前的安全標準，以防止可能的中斷、資料品質降低或不合規情況。為了緩解新興的合規問題，您必須為定期稽核、安全評估和效能檢閱分配資源。
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